Tak Asal Isi Kolom, Ini Cara Mengirim Lamaran Kerja Melalui Email dalam Bahasa Inggris

Mengirim email lamaran kerja memang mudah, bisa dilakukan dari HP (Handphone), bukan berarti pula asal isi. Apalagi sekarang hampir semua perusahaan (terutama cabang perusahaan dari luar negeri) menuliskan lowongan dalam bahasa Inggris. Mau tak mau mengirim surat lamaran pekerjaan via email pun menggunakan Bahasa Inggris. Karenanya, lagi-lagi, sebagai bentuk dukungan moril kepada para pelamar kerja, berikut ini bagian awal panduan cara mengisi kolom-kolom pada email, sebelum tekan tombol kirim.

Pertama, Subject.
Seperti biasa, subject harus diisi. Jangan dibiarkan kosong. Karena recruiter (perekrut tenaga kerja) menerima ratusan email dari pelamar kerja, bisa-bisa email kamu dilewati. 

Agar tidak dikira incompetent, dan spam, jadi isilah bagian subject yang memuat tujuan pengiriman email (melamar kerja), di bidang apa atau di bagian mana (karena perusahaan bisa membuka banyak lowongan pekerjaan dalam satu waktu), kode lowongan (jika ada atau tertera dalam informasi lowongan kerja), nama pelamar.

Untuk memudahkan, kita pakai contoh nama pelamarnya adalah Siti Fatimah. Hindari menulis subject dengan “Fatimah Resume” saja. Sebaiknya tulis “Job Application for Product Management Executive (Job Code:1234) Siti Fatimah”

Catatan: pada penulisan bidang lowongan kerja, yang ditulis bukan nama departemennya ya, tapi posisi yang dibuka lowongannya yang disebut. Misalnya departemen bernama Product Management Team, tapi yang dicari Product Management Executive itulah yang ditulis. Misalnya lagi departemennya bernama Operations. Yang dicari Customer Operations Trainer, nah inilah yang ditulis.

Tapi kalau mau ditulis umum dan khususnya pun, dahulukan nama khususnya. Karena email yang masuk, tidak menampilkan utuh subject. Agar biar tetap terlihat, tulis “Job Application for Product Management Executive – Product Management Team, Siti Fatimah”

Rumusnya: Job Application for + nama lowongan yang dibuka + nama departemen dari lowongan kerja yang dibuka + kode pekerjaan jika ada + nama pelamar.

Dalam perusahaan, lazim sekali ada sub departemen. Jadi biasanya sudah tertera di informasi lowongan karir mereka, tinggal dibaca saja. Karena satu departemen bisa membutuhkan berbagai staff yang menangani masing-masing tugas dan ada nama-namanya tersendiri. Biar email lebih tepat sasaran gunakan subject yang tepat.

Kedua, Salutation.
Pada bagian isi ada namanya Salutation. Meskipun ini ada di bagian isi email tapi ini masihlah awal. Info lowongan kerja di Indonesia biasanya memuat informasi lebih lengkap seperti “kirim cv anda ke email ccc@xyz, subject blablabla, tujukan kepada blabla.” Lebih jelas.

Kalau sudah tahu nama yang dituju, ya tinggal ditulis saja “Dear Ms. Yasin,” Kalau terdapat gelar pada namanya, maka Ms tak perlu ditulis lagi. Cukup dengan “Dear Dr. Yasin / Professor Hendrika,”.

Catatan: Penggunaan kata Ms lebih netral daripada Mr atau Miss /Mrs. Karena kita tidak tahu statusnya sudah menikah atau belum. Kadang ini jadi hal sensitif diluar sana. Trus ada juga yang fotonya tidak terpajang dan rata-rata nama sekarang sudah genderless serta lazimnya perempuan yang menikah memakai nama suami di belakang namanya. Jadi daripada keliru, perempuan atau laki-laki dan Miss atau Mrs, pakai netral saja yaitu Ms, berlaku untuk semua gender dan marital status.

Dalam lamaran pekerjaan menggunakan bahasa Inggris, Salutation menjadi poin penting. Menulis “To Whom It May Concern” juga kurang tepat jika tidak tahu kepada siapa penerima email tersebut atau ditujukan kepada siapa.

Usahakan tahu namanya, coba cari di situsnya laman About Us atau Tentang atau di bagian lain di stus itu cari-cari aja, biasanya ada nama beserta foto dan jabatan pekerjaan. Kalau belum ketemu coba perhatikan email yang dituju yang tertulis disana.

Misalnya menyebut “yasin.pma@maildotcom” nah cari di mesin pencari, biasanya ketemu nanti nama lengkapnya. Kalau nama email tertulis recruiter.ptcvpma@maildotcom pun, ya coba cari saja di mesin pencari.

Bisa juga menggunakan aplikasi populer untuk mencari dan membuka pekerjaan berwarna biru itu. Tidak ketemu juga? Telpon resepsionis tempat kerja yang dituju, tanya disana, bagian menerima pekerjaan di departemen itu siapa. Catat. Kalau dekat, ya datang saja langsung sekalian lihat-lihat lokasi calon tempat kerja.

Kalau benar-benar blank, ya bisa sih ditulis “Dear Product Management Team Hiring Manager” atau “Dear Operations Recruitment Team” sehingga rumusnya Dear + departemen + Hiring Manager / Recruitment Team (pilih salah satu).

Tapi sebaiknya cari terus namanya sampai dapat. Kenapa? Karena ini berhubungan dengan cover letter alias surat pengantar.

***