Apa itu cover letter email? Cover letter email adalah kalimat pengantar yang tertera di badan email. Ini penting diisi ketika mengirim email lamaran kerja di suatu perusahaan, baik skala kecil ataupun besar. Fungsi dan kegunaan mengisi cover letter pada badan email ada dua; Pertama, untuk sopan-santun. Jadi email lamaran kerja tidak hanya berisi subjek saja, kemudian begitu di klik, isinya kosong dan hanya ada lampiran CV. Kira-kira lebih baik yang mana? ada pengantar yang ditulis di badan email atau tidak ada?
Kedua, untuk memudahkan penyeleksian berkas. Setiap ada email masuk dari pelamar, akan di cek oleh recruiter. Tiap kali recruiter klik lampiran CV untuk dibaca, file biasanya otomatis ter-download. Ada banyak file yang terunduh dari sekian pelamar. Kalau sudah dibaca dan dirasa oke nih berkas yang dilampirkan dan di cek memenuhi persyaratan yang diminta untuk lowongan kerja tersebut, emailnya diberi tanda bintang biar memudahkan pencarian atau dipindahkan dalam folder email. Agar tidak klik-unduh lampiran berkali-kali, dengan adanya isi email, lebih memudahkan recruiter menemukan kita. Tinggal klik email, baca isi, “oh iya ini dia” trus mereka balas deh email kerja kita atau menghubungi kita. Mudah kan?
Selain subjek dan isi email, yang tak kalah penting juga adalah pemberian nama file dan nama email. Misalnya nama pelamar Siti Fatimah, nama file untuk CV yang dilampirkan berupa “CV ima” atau diberi nama “CV” gitu aja, ya susah untuk di notice. Jika recruiter buka folder unduhan, bisa-bisa isinya berbaris “CV(1), CV(2)”, dst. File CV-mu yang mana ga ketahuan. begitu pula dengan nama email yang digunakan untuk mengirim surat elektronik lamaran kerja. Gunakanlah nama email yang pantas. Ya sayang aja kan kalau recruiter mengabaikan berkas lamaran karena nama email bernama kocaklu@imeldotkom, untuk itu buatlah satu yang serius untuk lamar kerja, gratis ini.
Nah, melanjutkan pembahasan cara mengirim email pakai bahasa Inggris yang bisa juga di baca di Tak Asal Isi Kolom, Ini Cara Mengirim Lamaran Kerja Melalui Email dalam Bahasa Inggris kurang lebih menjelaskan pentingnya mengisi subjek email. Kalau subjek kosongan ya susah recruiter ngecek puluhan bahkan ratusan pelamar. Recruiter lebih mengutamakan mengecek email yang memiliki judul yang jelas. Karena tim rekrut tenaga kerja juga bekerja dengan deadline. “Tanggal sekian setor pelamar yang sudah diseleksi pemberkasannya”, misalnya begitu.
Tulisan pada subjek email yang juga diurai jelaskan pada tulisan tersebut, juga bisa diterapkan ketika hendak mengirim lowongan pekerjaan menggunakan Bahasa Indonesia lewat email. Tinggal diganti saja “Lamaran Pekerjaan Sales – Tim Pemasaran (kode:1234 jika ada kode) Siti Fatimah”. Atau singkat “Lamaran Pekerjaan: Sales, Siti Fatimah”
Untuk Salutation dalam Bahasa Inggris pada tulisan tersebut, sama halnya dengan menulis email lamaran kerja Bahasa Indonesia. “Kepada: Yth. Bapak/Ibu” pilih satu saja, Bapak atau Ibu, kalau di info loker tidak memuat nama tertuju, ya tulis Pimpinan / Kepala, pilih salah satu. Dear itu bisa dipersamakan dengan Kepada sekaligus salam pembuka ‘dengan hormat’.
Poinnya:
1. Subjek email yang singkat, padat, jelas.
2. Isi email yang ringkas dan patut.
3. Nama file yang di lampirkan sudah proper, dan
4. Nama email pelamar.
Bagan isi email selain memuat salutation, nama dan tujuan, pendidikan, keahlian & pengalaman, info lampiran, signature. Karena keterangan di CV lebih terperinci, cover letter semestinya singkat tapi padat. Dalam Bahasa Indonesia, lazimnya cover letter tertulis seperti ini; “Dengan hormat, (enter) Saya Siti Fatimah, berdasarkan informasi yang saya peroleh dari ini, dengan ini mengajukan lamaran kerja sebagai Sekretaris di Perusahaan Hijk”. Contoh dalam Bahasa Inggris: “I am Siti Fatimah, and I am writing to apply for the post of titiktitik at blabla. I saw the vacancy posted on hijkdotkom, and would like to express my keen interest in applying for the same”.
Opsi lain: I am Siti Fatimah, and I read about your firm in Kompasiana of Indonesia. I am very impressed with the work that your firm has been doing, and would love to explore potential opportunities at your organization as blblabla” Atau “I am Siti Fatimah, and I am applying for the position of full time content creator, that was advertised in the Month, date-th, of the Kompasiana of Indonesia. I have also attached my credentials for your consideration”.
Setelah menjelaskan awal mula siapa nama anda dan kepentingannya apa, pada paragraf pertama isi email, kemudian masuk ke bagian paragraf kedua yang memuat pendidikan, keahlian dan pengalaman.
Contoh dalam Bahasa Indonesia; “Sebagai lulusan tahun 2020 dari Universitas ini, Sarjana ini, Fakultas ini, saya yakin pendidikan keilmuan yang selama ini saya tempuh sekian tahun (sebut berapa tahun), dapat diaplikasikan dengan baik dalam pekerjaan. Keaktifan saya mengikuti berbagai seminar dan dalam berorganisasi di blabla sebagai blabla, turut membentuk dan mengembangkan leadership skill dan meningkatkan kemampuan saya dalam berinteraksi dan bekerjasama dalam tim, yang nantinya berguna untuk Perusahaan Hijk. (Enter)”.
Dalam Bahasa Inggris, bisa dimuat seperti ini: “As a recent graduate with blabla-sebut beberapa ilmu di perkuliahan yang relevan dengan pekerjaan, I believe I am a strong candidate for a position at Hijk corporation / limited. You specified that you are looking for someone with strong blabla skills. As a sebutnamagelar student, a project manager for college events, and the head of mt college marketing office (sebut keaktifan di organisasi tapi yang diunggulkan saja, biar tidak mengulang yang ada di lampiran), I have become an efficient administrator with a variety of experience.
Catatan: selalu ingat bahwa jumlah pelamar itu tidak sedikit, dan hampir semua memenuhi persyaratan kualifikasi yang tertera di lowongan pekerjaan seperti pendidikan dan nilai. Jadi keahlian dan pengalaman itu yang ditekankan. Diatur-atur saja bahasanya supaya tidak sama. Yang diatas jangan jadikan patokan. Akan terlihat aneh bila tiap cover letter email isinya sama antara pelamar yang satu dengan yang lain, alih-alih diterima nanti malah perusahaan jadi disrespect. Baca secara seksama pada info lowongan kerja, kriteria dan kualifikasi seperti apa yang diminta, deskripsi pekerjaan yang bagaimana dibutuhkan. Tekankan disana.
Sering lihat ada isi email “saya bertanggungjawab, jujur, disiplin, pekerja keras”. Mungkin saja recruiter skeptis kalau membaca tulisan seperti itu, karena yang dibutuhkan adalah apa yang membuat pelamar merasa bertanggungjawab, jujur, disiplin dan pekerja keras. Apakah sikap itu di dapat misalnya karena pernah bekerja, pernah berorganisasi, ikut pelatihan dan lain-lain.
Paragraf selanjutnya, “Untuk itu pula, bersamaan dengan ini, terlampir CV saya / saya lampirkan CV, dengan nama file blabla untuk dapat dipertimbangkan (penyebutan nama file juga tidak wajib). (Enter). Besar harapan saya untuk dapat bergabung dalam perusahaan Hijk bla bla bla (enter), yang dalam Bahasa Inggris bisa ditulis juga seperti ini; “I would highly appreciate an opportunity to discuss further on my candidature. I look forward to hearing from you”.
Terakhir, adalah Salam, nama (enter) alamat email dan nomor hp.
Salam, = Kindly regards, Regards, Sincerely, (pilih salah satu)
Nama lengkap pelamar,
Alamat email pelamar yang sama dipakai dengan yang untuk mengirim,
Nomor hp yang sama dengan yang ada di cv
Nah demikianlah tips dan trik bagamana cara melamar kerja dan mengirim lamaran kerja tersebut lewat email. Bahasa Inggris dan Indonesia memiliki struktur yang berbeda, kadang lebih simple Bahasa Inggris, kadang Bahasa Indonesia. Kadang Bahasa Indonesia lebih formal dari Bahasa Inggris. Dari berbagai contoh diatas dapat dilihat bagan isi sama di kedua bahasa tetapi aturan penulisan pada paragrafnya saja yang tidak ada aturan baku kecuali pada salutation dan signature. Informasi melampirkan CV bisa ditulis di setelah perkenalan, bisa juga di akhir. Kalau untuk yang memiliki pengalaman kerja ya sama saja bagannya kecuali lebih kompleks di bagian pengalaman dan keahlian.
Kalau sudah panggilan kerja, baca juga: Cara Fresh Graduate Jawab Interview Kerja Bahasa Inggris
Kalau mau resign baca ini Contoh Cara Kirim Email Resign dalam Bahasa Inggris
