Tertarik berkerja di Kantor Notaris PPAT? Tetapi belum terlihat jelas gambaran pekerjaan disana? Baik. Asumsikanlah kamu adalah orang yang baru saja diterima bekerja di kantor Notaris & PPAT tapi belum tahu benar bagaimana kantor tersebut berjalan, apa yang harus kamu lakukan, dsb. Di kantor saya, begitu staff diterima kerja, hal pertama yang saya lakukan adalah briefing sesuai dengan tugas utamanya di kantor. Misalnya, staff tersebut ditujukan untuk menjalankan khusus proses peralihan hak saja, maka briefing akan berpusat disana.
Akan tetapi, ada saja staff yang belum mengerti. Atau mengerti pada saat itu, lalu blank kemudian. Sehingga pada saat melakukan pekerjaan banyak mengeluh dan pusing sendiri. Begini cara memahaminya, kita sederhanakan saja agar mudah paham.
1. Format Baku
Saya selalu bilang ke staff-staff saya, bekerja di kantor Notaris & PPAT adalah pekerjaan yang tidak menguras tenaga dan pikiran. Tenaga dan pikiran tentu tetap akan keluar tetapi tidak terkuras, JIKA memahami format baku suatu pengurusan. Contohnya, staff diminta memegang satu berkas untuk seorang klien yang hendak melakukan peralihan hak milik berdasarkan jual-beli. Untuk di Kantor Badan Pertanahan Nasional Bandar Lampung, syarat peralihannya adalah:
- PBB tahun berjalan yang sudah dibayar
- Sertipikat asli yang sudah dilakukan Pengecekan
- BPHTB & PPH yang sudah dibayar
- Surat Permohonan 1 rangkap
- Akta PPAT Lembar Kedua, asli dan ditandatangani semua pihak, serta sudah dijahit bersampul
- Fotokopi KTP Suami Istri dan KK, KTP pembeli dan BPJSnya
PBB adalah singkatan dari Pajak Bumi dan Bangunan, warna kertas pada umumnya adalah oranye kemerahan. Tahun berjalan adalah tahun diprosesnya berkas balik nama tersebut. Terkadang klien ngasi PBB tahun 2020 misalnya, tahun 2021nya menurut pemohon keselip tidak tahu dimana, hilang. Sedangkan balik namanya diurus tahun 2022. Maka yang dibutuhkan PBB tahun berjalan yaitu tahun 2022. Untuk PBB dan BPHTB diurusnya di Kantor Dinas Pendapatan Daerah (Dispenda), ada juga yang menyebutnya Bapenda.
Jika klien sudah di hubungi tetapi tidak ketemu 2022-nya, bagaimana Bu? nah, coba kreatif dikit. Jangan nanya terus. Yang mengurus PBB kantor apa? dispenda. Jadi datang kesana. Masuk ke kantornya, cari loket PBB, tanya sama petugas loket PBB, tahun 2022 PBB klien tersebut tidak ada. Coba dengarkan bagaimana solusi dari loket tersebut? jika diberi solusi, jangan langsung balik kantor. Tanya, apa yang diperlukan untuk mengurus hal tersebut? catat, lengkapi, ajukan. Intinya, bagaimana agar PBB tersebut tahun berjalannya ada dan kalau sudah ada harus dibayarkan dulu agar persyaratan format baku ke BPNnya terpenuhi.
Paham ya?
Tentu saja, saya memberikan tutorial dan penjelasan sebaik-baiknya dan detail dalam hal format-format baku. Termasuk PBB diatas juga ada format bakunya, bagaimana jika luasnya berbeda antara PBB dengan di SHM, bagaimana jika mau diubah namanya jadi nama pembeli sekarang, bagaimana jika tahun berjalan tidak ada, dan sebagainya.
Seringkali meskipun sudah diberikan penjelasan, ada saja staff yang tetap bingung bahkan malu datang ke instansi. Grogi. Bingung. Sekalipun sudah ditemani staff lain atau sudah pernah ikut staff lain kesana. Ketika coba disuruh sendiri, mulai gagap keadaan. Tidak apa, tetapi kalau mau ditemani terus, tentu tidak efisien. Kalau minta diberi tahu terus tiap kali pegang berkas balik nama, kapan mau belajarnya?
Lanjut, bagaimana cara melakukan pengecekan? online. Diakses melalui situs yang login-nya butuh akun PPAT tempat kamu kerja. Isi sesuai format yang diminta, apa yang perlu diunggah, semua sudah jelas disana. Tinggal akses, klik klik, scan, unggah, bayar, beres. Gimana kalau ada kendala? sudah otomatis di sistem kalau pengecekan belum berhasil, situsnya akan memberitahu apakah tanah tersebut butuh validasi, plotting, atau ganti desa. Lakukan saja apa kata sistemnya. Diminta lakukan validasi / plotting ke BPN ya datang ke BPN.
Itu adalah format baku dan tetap yang wajib ada saat mengurus peralihan hak. Staff hanya perlu memberikan lengkap format baku tersebut ke dalam satu map untuk disetorkan ke BPN. Taati. Turuti. Dijamin tidak akan stress. Bagaimana cara membuat surat permohonan? Itu sudah diformatin oleh BPN. Biasanya di Kantor sudah ada blankonya tinggal isi. Tidak ada di kantor Notaris PPAT? atau blankonya habis? Bisa ketik ulang dengan melihat surat permohonan yang sebelumnya sudah ada di kantor Notaris & PPAT. Malas ketik ulang? potokopi. Malas potokopi? datang ke BPN ke loket peralihan, tinggal minta. Gratis. Isi surat permohonan tersebut sesuai dengan data yang diminta dalam format suratnya. Mudah, kan?
Bingung atau lupa BPN yang mana? google maps dong darling. Cari pintu masuk, begitu masuk, duduk dulu lihat sekitar, mana loket yang akan dituju. Tiap Kantor BPN terdapat loket-loket dengan judul masing-masing. kalau tetap bingung, tanya sama satpam atau petugas loket yang lain. Nanti diarahkan. Kalau sudah di loket yang benar, tinggal tanya “saya mau ajukan plotting/validasi, syaratnya apa?” udah, tinggal catat. Balik kantor, lengkapi sesuai persyaratan.
Biasanya saya meminta staff baru untuk mengekor staff lama, agar tahu dan dapat gambaran oh ini instansi-instansi yang akan terlibat dalam lingkup kerjanya. Ini suasananya, ini peraturannya, dll.
Intinya hanya ikuti format baku berkas peralihan untuk disetor ke BPN, kurang satu syaratnya tidak bisa diproses. Jadi, patokannya disana.
2. Catatan
Pekerjaan ini membutuhkan kerajinan mencatat. Karena lingkup pekerjaan kita melibatkan instansi-instansi lain yang terkait. Contohnya, semua persyaratan balik nama jual beli sudah lengkap, sudah diajukan ke loket di BPN. Catat tanda terimanya. karena biasanya di prakteknya, berkas yang diajukan akan diterima loket tetapi SPS belum turun saat itu juga. Kita akan menerima Tanda Terima Dokumen dari BPN jika SPS sudah dibayarkan. Karena SPS belum keluar dan belum dapat dibayarkan berarti tanda terima dokumen belum keluar, lalu bagaimana? Buat catatan tanda terima. Minta petugas loket paraf.
Contoh: Tanggal bulan tahun, daftar berkas balik nama atas nama klien nama pembeli, SHM No. 123/bandar lampung, Luas 100m2, atas nama penjual, loket BPN. Lalu paraf petugas loket yang menerima dan namanya.
Apa sebabnya kita melakukan itu? satu, petugas loket bisa berganti orang. Setornya sama Ida, besoknya yang muncul bukan Ida tapi Risma. Ribet nanti. Kedua, agar menghindari kejadian tak terduga misal berkas sudah disetor ke loket tapi petugas loket merasa belum menerima karena pekerjaan mereka yang banyak. jadi kita ada pegangan. Lumrah ada tanda terima seperti itu, jangan malu minta paraf. Karena resikonya besar, itu yang disetor merupakan sertipikat asli. Jangan karena kalian malu, bingung, grogi, ga enak mau minta paraf akhirnya kalian setor gitu aja. Besok ngecek berkas sudah turun SPS apa belum, gimana? mau nanya ke loket bawa apa? kalau ga tunjukkan tanda terima itu.
Ngerti ya?
Pencatatan kedua, selain tanda terima juga perlu mencatat hal-hal lain. Seperti pada hari itu kerja kalian apa saja, kemana saja, ada kabar apa terkait pekerjaan. Contoh:
Tanggal bulan tahun, klien A. Proses pengecekan sertipikat. Sudah dilaukan pengecekan tanggal bulan tahun, tetapi sistem minta validasi. berikutnya, tanggal sekian bulan tahun sekian, validasi sudah diajukan ke bpn, ada tanda terima, diminta untuk cek lagi besok. Lanjut, tanggal sekian bulan sekian, validasi belum turun dari BPN. Tanggal sekian bulan tahun sekian, validasi sudah turun. Ngerti ya sampai sini?
Gunanya untuk memahami alur pekerjaan kalian, dan tidak luput sehingga resiko lama pekerjaan karena lambat bisa diketahui. Jangan sampai validasi masuk senin, karena kalian lupa catat, dan sibuk dengan berkas lainnya, senin depan baru kalian inget, ada validasi klien A. Nah, lama kan kerjanya? Seharusnya tiga hari validasi sudah ditangan kalian dan bisa lanjut proses pengecekan online di sistem akhirnya tertunda.
Catat, catat, catat.
3. Hindari Lembur
Lembur menurut saya pertanda tidak efisiensi manajemen waktu. Jam istirahat sudah diberikan, jam masuk dan pulang sudah ditetapkan. Maksimalkan jam kerja untuk kerja. Karena kita kerja juga mengikuti jam kerja instansi. Kalau kalian tidak on time datang kerja, jam 9 baru datang misalnya. Belum kalian nyiapin berkas buat dibawa, belum lagi nempuh perjalanan ke instansi, sampai sana sudah antri banyak orang, kalian akhirnya antri sampai jam 11. pas jam 11 giliran kalian, eh petugasnya ga mau melayani misalnya karena masuk jam istirahat mereka. Akhirnya kalian balik kantor, istirahat, lalu balik kesana lagi, antri lagi. Pekerjaan jadi terhambat.
Bagaimana menyusun waktu? pertama, on time datang. Misalnya jam kantor dimulai dari jam 8 hingga jam 12. Istirahat 2 jam. Jam 2 masuk jam kerja sampai jam 4 sore. Maka kalian seharusnya datang jam 8 itu sudah dikantor. Lalu buka catatan, hari ini mau kemana, hari ini mau ngapain. Mana yang mau dituju dulu. Misalnya ke bank dulu karena antrian di bank mengular meskipun masih pagi. Ambil nomor antrian, lalu ke dispenda. Kelar dispenda, balik ke Bank lalu ke BPN. Misalnya gitu. Kedua, memahami jam instansi terkait. Misalnya di BPN jam 3 tidak menerima penyetoran berkas, hanya menerima pelayanan lain non setor berkas. Misalnya mau nanyain berkas yang kemarin masuk gimana kabarnya? sudah turun belum, sudah ada SPS yang terbit belum? dan sebagainya. Atau Bank jam kerjanya tutup jam 5. Berarti habis dari BPN aja baru ke Bank. Gitu misalnya.
Kalau kalian memaksimalkan jam kerja dan jam istirahat, Insya Allah lembur itu ga ada. Hati kalian tenang karena pekerjaan kalian sudah lakukan dan bisa istirahat pulang tepat waktu. Jam istirahat di kantor bisa kalian pakai mau makan siang, ngobrol sama teman, main hp, tiktokan, terserah. Saya sendiri membebaskan staff di jam istirahatnya. Mau goyang shopee lah, mau bikin reels atau konten apa, terserah. Itu hak staff. Asal kewajiban juga ingat.
Jam istirahat selesai, kembali kerja. Dengan memahami pembagian jam ini dan instansi terkait, akan lebih mudah dalam manajemen waktu. Nanti jangan dikira Notaris PPATnya galak karena ga boleh istirahat lamaan, padahal sudah diberi jam istirahat. Karena ingat, kita juga kejar-kejaran jam dengan instansi lainnya.
Gini lho, mumpung masih punya pekerjaan di syukuri ya, jangan banyak ngeluh. Ngeluh boleh, tapi pastikan keluhanmu itu bukan karena kamu sebenernya malas. Banyak yang pengen kerja, tapi ga dapet-dapet.
Itulah 3 saran yang dapat saya berikan dan sampaikan, harapan saya agar staff disiplin dan bisa mengelola stressnya. Semua itu sudah ada patokan baku dan panduannya. Jika pekerjaan dianggap ringan, maka hati akan ringan menjalaninya. Kalau belum apa-apa sudah merasa berat, nanti stress. Yang susah itu menghadapi klien, karena mereka manusia, wataknya berbeda. Ga ada format bakunya. Nah, diluar daripada hal-hal yang berkaitan dengan format baku pekerjaan, akan di handle sama Notaris PPATnya langsung. Staff membantu dibagian pemberkasan dan mengantarkannya.
Surat permohonan ke BPN? sudah diformatin sama BPN. Blanko-blanko pemberkasan lainnya? sudah disiapkan sama instansi lain. Sampai posisi materai dimana pun sudah tertera di blankonya. Bukan staff yang bikin dan buat. Surat-surat lain diluar itu bilamana diperlukan? dibuatkan Notaris PPATnya. Staff main jobdesknya ya perlu ngisi sesuai blanko dan antar ke tujuan. Ringkasnya, tugas staff Notaris PPAT, memasukkan persyaratan ke dalam map sesuai dengan persyaratan baku yang sudah ditentukan instansi terkait, antar, cek berkala, selesai. Semua senang.
Gimana? simple-kan? pekerjaan kalau dianggap rumit ya rumit. Semakin ditunda, semakin diabaikan, tidak disyukuri, tidak dikerjakan sesuai jamnya akan menambah susah diri sendiri. Ada banyak pekerjaan yang lebih sulit. Tapi kok ada yang tetap kerja di pekerjaan yang jauh lebih sulit? karena mereka memahami mereka butuh kerja. Lelah tidak selalu karena banyak pekerjaan, lelah itu bisa jadi karena kita sedikit kerja namun banyak mengeluh.
